Dependerá de la situación que se presente con el proveedor, los casos mas frecuentes son las siguientes:

1. El proveedor no cuenta con disponibilidad del producto;

Para este caso, la institución deberá contar con una notificación del proveedor que no cuenta con disponibilidad del producto adjudicado, a fin de que la ONCAE realice una baja de oficio y pase otro proveedor al primer lugar.

1. El proveedor quiere entregar un producto con marca o modelo diferente al adjudicado, y la institución lo acepta sin notificar a la ONCAE;

En este caso, la institución deberá resolver internamente.

1. El proveedor quiere entregar un producto con marca o modelo diferente al adjudicado, y la institución no lo acepta y notifica a la ONCAE;

Para este caso, la institución deberá contar con una notificación del proveedor que donde le esté ofreciendo otro producto diferente al adjudicado, a fin de que la ONCAE realice una baja de oficio y pase otro proveedor al primer lugar, y posteriormente remitir la queja de manera formal a la ONCAE a fin de que el proveedor sea sancionado por incumplimiento.

1. En algunos casos, el proveedor no acusa de recibido la orden de compra;

En este caso, la institución deberá aplicar lo establecido en el numeral 17 de las Circulares de Habilitación que establece lo siguiente:

ATENCIÓN POR PARTE DE LOS PROVEEDORES A LOS ENTES ADQUIRIENTES

Todos los proveedores del CATÁLOGO ELECTRÓNICO DE CERTIFICADOS DIGITALES PARA FIRMA ELETRÓNICA AVANZADA se han comprometido a proveer una asistencia oportuna a todos los ENTES ADQUIRIENTES. Para este efecto se ha establecido tres (3) personas de contacto por parte del proveedor con la siguiente función:

Los datos del personal responsable de atender a los entes adquirientes, por parte de cada proveedor se encuentran en el Anexo N° 3 de las Circulares de Habilitación.

1. El proveedor no cumple con los tiempos de entrega;

La Institución debe considerar lo que estable el numeral 21 de la Circular de Habilitación en cuanto a:

“Si EL PROVEEDOR al momento de recibir una orden de compra no puede cumplir en los tiempos estipulados, tiene que notificar por escrito de manera inmediata al comprador su desabastecimiento y copiar a LA ONCAE para proceder a dar de baja el producto, en caso que requiera solicitud de ampliación de plazo para entrega, debe hacerlo con solicitud escrita al ENTE ADQUIRIENTE con copia a LA ONCAE, en caso de no hacerlo queda obligado al cumplimento de los plazos de entrega establecidos. En tal caso el comprador podrá proceder de la siguiente forma:

1. Podrá ampliar el tiempo de entrega siempre y cuando este no exceda de siete (7) días hábiles adicionales al plazo establecido;
2. El comprador podrá verificar si el siguiente proveedor con el precio más bajo puede realizar la entrega en el tiempo estipulado y en ese caso, podrá anular la orden de compra y generar una nueva al proveedor que le ofrece mejores condiciones de entrega.

EL PROVEEDOR que no pueda cumplir con las condiciones de entrega establecidas deberá notificar a LA ONCAE la baja temporal de este producto o en su defecto LA ONCAE podrá hacerlo de oficio.

El Plazo de la Entrega de los Bienes será contado a partir de la formalización de la Orden de Compra. Siempre y cuando mediare causa justificada Los proveedores podrán solicitar a la institución ENTE ADQUIRIENTE la ampliación del plazo de entrega de los productos solicitados, quedando a criterio del ENTE ADQUIRIENTE la conveniencia de ampliar el plazo o anular la orden de compra.

En el caso de anular la orden de compra, la Institución deberá comunicar por escrito a LA ONCAE quien procederá a dar de baja temporal al producto del proveedor que no puede atender dicha orden de compra, a fin de que los ENTES ADQUIRIENTES pasen a la siguiente oferta. En los casos de incumplimiento de los plazos de entrega, por razones imputables a EL PROVEEDOR, las entidades del Estado aplicarán la multa correspondiente, por cada día calendario de atraso, conforme a lo establecido en las Disposiciones Generales del Presupuesto vigentes y al Artículo 72 de la Ley de Contratación del Estado. Una vez entregados los bienes en la dirección del ENTE ADQUIRIENTE comienza a correr el período de garantía de los mismos, en los casos que aplique garantía de los bienes”.

1. Las instituciones quieren que el proveedor entregue antes de tiempo;

La institución debe planificar sus compras, respetando lo establecido en el numeral 21 PLAZO DE ENTREGA DE LOS BIENES, según el Catálogo Electrónico que realizó la adquisición.